Waarom is een goed wetgevingsregister op maat belangrijk?
Regelmatig komen wij in contact met bedrijven die er tijdens een audit of controle achter kwamen dat hun wetgevingsregister (on)bewust niet op orde was. Daarmee overtraden zij de wet, vaak zelfs zonder zich hiervan bewust te zijn. Met als resultaat een boete of minor of major tijdens een audit.
Een goed register op maat is de basis van aantoonbaar compliant zijn. Het is een belangrijke verplichting binnen ISO en een kader om veilig te kunnen werken. Want dat is uiteindelijk waar het allemaal om draait. Daarom is een goed wetgevingsregister belangrijk.
Wat is een goed wetgevingsregister?
Bedrijven die geen goed wetgevingsregister hebben leggen vaak wet- en regelgeving vast in Excel of hebben complete wetten in hun registers opgenomen. Registers zijn onvolledig, vergunningen vergeten, niet actueel of bijgehouden door één persoon. In een goed register herken je de activiteiten van jouw organisatie en ben je volledig, werk je op het juiste detailniveau en betrek je meerdere personen.
Tussen tienduizenden artikelen die betrekking hebben op het QHSE-vakgebied is het belangrijk om te weten welke wetgeving relevant is voor jouw organisatie. Dat overzicht houden is soms best lastig.
Pharius maakt het maken van een wetgevingsregister op maat eenvoudig
Een register opgesteld door een specialist
Wil je zeker weten dat het register 100% passend is bij de activiteiten en specifieke situatie van jouw organisatie? Maak dan gebruik van ons partnetnetwerk. We hebben een uitgebreid netwerk met gespecialiseerde adviseurs binnen alle sectoren. De opbouw van dit register wordt nauwkeurig met je afgestemd, zodat eventueel ook afdelingsbenamingen, processen/installaties en nog meer bedrijfsspecifieke gegevens in het register voor jou beschikbaar zijn.
Wat is belangrijk bij het maken van een goed wetgevingsregister?
1. Wees volledig
Bij een goed register is het belangrijk dat je volledig bent. Ga alle bedrijfsactiviteiten na en bepaal welke wetgeving hierbij hoort voor jouw organisatie. Vraag jezelf af of je uitzonderingen hebt zoals speciale installaties of werken er mensen binnen jouw bedrijf met gevaarlijke stoffen?
2. Neem het juiste detailniveau van wet- en regelgeving op in je register
In een goedwetgevingsregister van eisen is het detailniveau waarop je wetgeving opneemt van belang, zodat er geen onnodige ballast is van wetgeving waar je niets mee hoeft.
Voorbeeld (geen inzicht in verplichtingen)
- Een organisatie heeft de volledige CODEX opgenomen in zijn/haar register en geeft zichzelf hiermee de ‘verplichting’ om aan álle verplichtingen uit de CODEX te voldoen.Dit geeft enorm veel ballast én toont juist aan dat je onvoldoende zicht hebt op de verplichtingen uit wet- en regelgeving die voor jou van toepassing zijn.Zonde van je tijd, die je waarschijnlijk wel beter kunt gebruiken.
Voorbeeld (wel inzicht in verplichtingen)
- Een organisatie heeft titel III.3 Brandpreventie op de arbeidsplaatsen opgenomen in het register en kan specifiek aantonen hoe het hieraan voldoet.
Een goed register zorgt ervoor dat je gerichter kunt anticiperen op veranderende wetgeving. - In een goed register is het detailniveau op hoofdstukniveau ingericht. Wanneer een organisatie titel III.3 Brandpreventie op arbeidsplaatsen heeft opgenomen in het register, hoeft het niet aan de slag met een wijziging in titel V.3 Trillingen.
Een goed register scheelt je enorm veel tijd en capaciteit.
3. Betrek meerdere personen
In een goed register staat beschreven welke afdeling/locatie/personen verantwoordelijk zijn voor bepaalde thema’s. Dit zorgt voor eigenaarschap en gedeelde verantwoordelijkheid in het QHSE beleid.
Leg jouw register van eisen vast in Pharius
- Dan heb je direct de mogelijkheid om deze op het gewenste detailniveau in te richten.
- Altijd inzicht in actuele en/of vervallen wetgeving.
- Anticipeer makkelijk op veranderende wetgeving.
- Richt jouw register in op specifieke situaties.
- Met onze ‘kern van de eis’ heb je een praktische vertaling van complexe wetgeving.
- Ben je automatisch op de hoogte van nieuwe wetgeving die op jou van toepassing is.
- Toon je direct aan op welke manier je voldoet aan de verplichtingen uit het register.
Checklist: “Wat is een goed register”
Vraag onze checklist “Wat is een goed register” aan via onderstaande knop.
Nog geen Pharius? Om Pharius zelf te ervaren hoef je alleen maar de gegevens van jouw organisatie in te vullen. Hiermee kun je een maand lang dé online compliance tool voor QHSE professionals, geheel kosteloos en vrijblijvend uitproberen.
Neem gerust eens contact op met Thierry
Thierry de Vos
Business Unit Manager Lexerta België
Pharius
