Pourquoi une veille réglementaire sur mesure est-elle importante ?
Nous sommes régulièrement en contact avec des entreprises qui ont découvert, lors d’un audit ou d’une inspection, que leur registre législatif n’était (inconsciemment) pas en ordre. Ce faisant, elles ont enfreint la loi, souvent sans même s’en rendre compte. Il en résulte une amende ou un mineur ou un majeur lors d’un audit.
Une bonne veille réglementaire sur mesure est la base d’une conformité démontrable. Il s’agit d’une obligation importante dans le cadre de l’ISO et d’un cadre pour travailler en toute sécurité. Car en fin de compte, c’est bien de cela qu’il s’agit. C’est pourquoi un bon registre législatif est important.
Qu‘est-ce qu’une bonne veille réglementaire ?
Les entreprises qui ne disposent pas d’une bonne veille enregistrent souvent les lois et règlements dans Excel ou ont des lois entières dans leurs registres. Les registres sont incomplets, permettent des oublis, ne sont pas à jour ou sont tenus par une seule personne. Un bon registre reconnaît les activités de votre organisation et est complet, travaille au bon niveau de détail et implique plusieurs personnes.
Parmi les dizaines de milliers d’articles relatifs au domaine QHSE, il est important de savoir quelle législation est pertinente pour votre organisation. Il est parfois difficile de garder cette vue d’ensemble.
Pharius facilite la création d’une veille réglementaire sur mesure.
Une veille rédigée par un spécialiste.
Vous voulez être sûr que le registre est adapté à 100 % aux activités et à la situation spécifique de votre organisation ? Faites appel à notre réseau de partenaires. Nous disposons d’un vaste réseau de conseillers spécialisés dans tous les secteurs. La structure de ce registre sera affinée avec vous, de sorte que, si nécessaire, les noms des départements, les processus/installations et même d’autres données spécifiques à l’entreprise seront également disponibles dans le registre.
Qu’est-ce qui est important pour créer un bon registre législatif ?
1. Être complet
Pour créer un bon registre, il est important d’être complet. Vérifiez toutes les activités de l’entreprise et déterminez quelle législation s’applique à votre organisation. Demandez-vous s’il existe des exceptions telles que des installations spéciales ou si des personnes de votre entreprise travaillent avec des substances dangereuses.
2. Inclure le bon niveau de détail de la législation et des réglementations dans votre registre
Dans un bon registre des exigences législatives, le niveau de détail auquel vous incluez la législation est important, de sorte que vous ne soyez pas inutilement gêné par une législation que vous n’avez pas besoin d’utiliser.
Exemple (pas d’aperçu des obligations)
- Une organisation a inclus l’intégralité du CODEX dans son registre et se donne ainsi « l’obligation » de se conformer à toutes les obligations du CODEX. Il s’agit d’une charge énorme qui montre que vous n’avez pas une connaissance suffisante des obligations légales et réglementaires qui s’appliquent à vous, ce qui représente une perte de temps que vous pourriez probablement utiliser à meilleur escient.
Exemple (connaissance des obligations)
- Une organisation a inclus le titre III.3 « Prévention des incendies sur le lieu de travail » dans son registre et peut démontrer précisément comment elle s’y conforme.
- Un bon registre vous permet d’anticiper l’évolution de la législation de manière plus ciblée.
- Dans un bon registre, le niveau de détail est établi au niveau du chapitre. Si une organisation a inclus le titre III.3 « Prévention des incendies sur le lieu de travail » dans son registre, elle ne doit pas travailler sur une modification du titre V.3 « Vibrations ».
- Un bon registre permet d’économiser énormément de temps et de capacité.
3. Impliquer plusieurs personnes
Un bon registre décrit le service, le lieu ou les personnes responsables de certains sujets. Cela garantit l’appropriation et le partage des responsabilités dans la politique QHSE.
Enregistrez votre registre des exigences dans Pharius
- Vous avez alors immédiatement la possibilité de le paramétrer au niveau de détail souhaité.
- Vous avez toujours un aperçu de la législation actuelle et/ou expirée.
- Anticipez facilement l’évolution de la législation.
- Adapter votre registre à des situations spécifiques.
- Avec notre « cœur de l’exigence », vous disposez d’une traduction pratique d’une législation complexe.
- Vous êtes automatiquement informé des nouvelles législations qui s’appliquent à vous.
- Démontrez instantanément comment vous vous conformez aux obligations du registre.
N’hésitez pas à contacter Thierry
Thierry de Vos
Business Unit Manager Lexerta Belgique
Pharius
