Waarom is een goed Register van Eisen belangrijk?
Regelmatig komen wij in contact met bedrijven die er tijdens een audit of controle achter kwamen dat hun Register van Eisen (on)bewust niet op orde was. Daarmee overtraden zij de wet, vaak zelfs zonder zich hiervan bewust te zijn. Met als resultaat een boete of minor of major tijdens een Audit.
Een goed Register van Eisen is de basis van aantoonbaar compliant zijn. Het is een belangrijke verplichting binnen ISO en een kader om veilig te kunnen werken. Want dat is uiteindelijk waar het allemaal om draait. Daarom is een goed Register van eisen Belangrijk.
Wat is een goed Register van Eisen?
Bedrijven die geen goed Register van Eisen hebben leggen vaak wet- en regelgeving vast in Excel of hebben complete wetten in hun registers opgenomen. Registers zijn onvolledig, vergunningen vergeten, niet actueel of bijgehouden door één persoon. In een goed Register van Eisen herken je de activiteiten van jouw organisatie en ben je volledig, werk je op het juiste detailniveau en betrek je meerdere personen.
Tussen tienduizenden artikelen die betrekking hebben op het QHSE-vakgebied is het belangrijk om te weten welke wetgeving relevant is voor jouw organisatie. Dat overzicht houden is soms best lastig.
Pharius maakt het maken van een goed Register van Eisen eenvoudig
Brancheregister
Met het kant en klare branche register van Pharius heb je je wettelijke verplichtingen grotendeels inzichtelijk. Deze registers zijn sector breed opgesteld door ervaren Arbo & Milieu adviseurs.
Het gaat hier dus om verplichtingen die voor de gehele sector gelden. Specifieke verplichtingen die voortkomen uit jouw organisatie moet je zelf nog opnemen in het register.
Een register opgesteld door een specialist
Wil je zeker weten dat het register 100% passend is bij de activiteiten en specifieke situatie van jouw organisatie? Maak dan gebruik van ons partnetnetwerk. We hebben een uitgebreid netwerk met gespecialiseerde adviseurs binnen alle sectoren. De opbouw van dit register wordt nauwkeurig met je afgestemd, zodat eventueel ook afdelingsbenamingen, processen/installaties en nog meer bedrijfsspecifieke gegevens in het register voor jou beschikbaar zijn.
Wat is belangrijk bij het maken van een goed Register van Eisen?
1. Wees volledig
Bij een goed Register van Eisen is het belangrijk dat je volledig bent. Ga alle bedrijfsactiviteiten na en bepaal welke wetgeving hierbij hoort voor jouw organisatie. Vraag jezelf af of je uitzonderingen hebt zoals speciale installaties of werken er mensen binnen jouw bedrijf met gevaarlijke stoffen? En staan jouw van toepassing zijnde NEN-normen in het register? In een goed Register van Eisen worden alle wettelijke verplichtingen opgenomen. Het meest belangrijke document mag hierin niet vergeten worden: de vergunningen. Neem daarbij ook het juiste detailniveau op.
2. Neem het juiste detailniveau van wet- en regelgeving op in je register
In een goed Register van Eisen is het detailniveau waarop je wetgeving opneemt van belang, zodat er geen onnodige ballast is van wetgeving waar je niets mee hoeft.
Voorbeeld van geen inzicht in verplichtingen
- Een organisatie heeft het complete bouwbesluit opgenomen in zijn/haar register en geeft zichzelf hiermee de ‘verplichting’ om aan álle verplichtingen uit het bouwbesluit te voldoen.
Dit geeft enorm veel ballast én toont juist aan dat je onvoldoende zicht hebt op de verplichtingen uit wet- en regelgeving die voor jou van toepassing zijn.
- Een organisatie heeft het complete bouwbesluit opgenomen in zijn/haar register en verplicht zichzelf hierdoor door álle wijzigingen die in het bouwbesluit plaatsvinden te moeten monitoren. Zonde van je tijd, die je waarschijnlijk wel beter kunt gebruiken.
Voorbeeld van wel inzicht in verplichtingen
- Een organisatie heeft afdeling 2.2 sterkte bij brand opgenomen in zijn/haar register en kan specifiek aantonen hoe hij hieraan voldoet.
Een goed register zorgt ervoor dat jij gerichter kunt anticiperen op veranderende wetgeving. - In een goed register is het detailniveau op artikel/paragraaf/afdeling of hoofdstukniveau ingericht. Wanneer een organisatie afdeling 2.2 Sterkte bij Brand heeft opgenomen in het register, hoeft het niet aan de slag met een wijziging in afdeling 6.1 Verlichting.
Een goed register scheelt je enorm veel tijd en capaciteit.
3. Betrek meerdere personen
In een goed Register van Eisen staat beschreven welke afdeling/locatie/personen verantwoordelijk zijn voor bepaalde thema’s. Dit zorgt voor eigenaarschap en gedeelde verantwoordelijkheid in het QHSE beleid.
Leg jouw Register van Eisen vast in Pharius
- Richt deze direct op het gewenste detailniveau in.
- Automatisch op de hoogte van nieuwe wetgeving die op jou van toepassing is.
- Anticipeer direct op nieuwe wetgeving.
- Richt jouw Register van Eisen in op specifieke situaties en voeg bedrijfseigen documenten toe.
- Met onze ‘Kern van de eis’ heb je een praktische vertaling van complexe wetgeving.
- Toon je direct aan op welke manier je voldoet aan de verplichtingen uit het register.
Checklist: “Wat is een goed register”
Vraag onze checklist “Wat is een goed register” aan via onderstaande knop.
Nog geen Pharius? Om Pharius zelf te ervaren hoef je alleen maar de gegevens van jouw organisatie in te vullen. Hiermee kun je een maand lang dé online compliance tool voor QHSE professionals, geheel kosteloos en vrijblijvend uitproberen.
Neem gerust eens contact op met Jeroen of Patrick
Jeroen Veeneman
Accountmanager Pharius
Pharius
Patrick de Jager
Accountmanager Pharius
Pharius
