Uitgelicht: Meer grip op uw (omgevings-)vergunning via Pharius

Voldoen aan wet- en regelgeving is maatwerk. U wilt namelijk alleen inzage in de compliance situatie die voor uw organisatie, locatie of bedrijfsactiviteit relevant is. Door het toevoegen van bedrijfsspecifieke documenten, biedt Pharius u de mogelijkheid uw account nóg completer in te richten.

Uitgelicht: Wettelijk register van eisen. Wanneer kies ik voor meerdere registers?

Eerder kon je al lezen in ons artikel van de 4 belangrijkste eisen voor bedrijven dat een register van eisen een belangrijke gestelde eis is. Het is namelijk een verplichting om te allen tijden aan te kunnen tonen aan welke wettelijke eisen je moet voldoen. Binnen Pharius maak je een register van de relevante wettelijke eisen, hiermee toon je aan dat je volledig inzicht hebt.

Uitgelicht: Wetswijzigingen, hoe zorg ik dat ik bij blijf?

In Nederland kennen we tienduizenden wetten op het gebied van Arbo en veiligheid, Milieu & Voedselveiligheid. Het is belangrijk om goed in kaart te hebben welke wetten voor jouw organisatie relevant zijn. Het in kaart brengen van deze wetten is echter geen eenmalige actie. Er komen dagelijks nieuwe wetten bij, de inhoud van de wetten wijzigt of wetten vervallen. Het continu bijhouden van deze veranderingen is lastig en tijdrovend. Het is mogelijk dat een samengesteld register van wetten en de hierop gebaseerde bedrijfsvoering een half jaar na dato niet meer actueel is en je (onbewust)de wet overtreed. Hoe zorg jij ervoor dat je altijd actueel bent?

Uitgelicht: Kern van de Eis

Pharius voorziet u van de functionaliteit ‘Kern van de Eis’. In dit artikel lichten we deze functie graag voor u uit.

Klant, markt en actualiteit bepalen doorontwikkelingen in Pharius

Ieder kwartaal brengen we u een update omtrent de ontwikkelingen in Pharius voor het komende kwartaal.

We stellen u daarbij graag even kort voor aan Bram Runhaar. Als Product owner is hij verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van Pharius. Hij laat zich hierbij direct en indirect voeden door feedback vanuit de klant en de ontwikkelingen in de markt. “Doordat onze accountmanagers dichtbij de klant zitten begrijpen we goed de uitdagingen waar onze klanten tegenaan lopen. Hier kunnen we vervolgens gericht op doorontwikkelen door een vertaling te maken naar Pharius”, aldus Bram.

“Een mooi voorbeeld hiervan is de huidige corona-situatie. Pharius biedt de mogelijkheid dat je altijd en overal kunt (samen)werken aan compliance. Zo heeft een partner op creatieve wijze met o.a. inzet van Pharius een register van eisen weten op te stellen voor de klant. Gewoon vanuit huis. Dan voel je je toch trots dat je deze mogelijkheid hebt helpen te creëren”.

“Op dit moment zijn we ons volop aan het voorbereiden voor de omgevingswet. En uiteraard zit ook de HSE wereld niet stil. Met strengere wet- en regelgeving en het aanscherpen van controles is het essentieel dat Pharius zich blijft ontwikkelen om op deze manier onze klanten verder te helpen in hun proces”.

Elk jaar maken we voor Pharius een planning van de belangrijkste ontwikkelingen die we opdelen in kleinere stappen. Hieronder vindt u een overzicht van een aantal verbeteringen die u in het eerste kwartaal van 2021 van ons kunt verwachten:

Uitbreiding gebruikersrechten

We blijven uitbreiden op het gebied van gebruikersrechten. Klanten hebben nu een eigen admin waarmee ze gebruikers kunnen aanmaken en bewerkrechten kunnen geven aan registers en borgingen. Dit breiden we uit zodat organisaties met bijvoorbeeld meerdere vestigingen, per account kunnen instellen wat er wel- of niet zichtbaar is voor de betreffende persoon.

Meertaligheid

De behoefte om Pharius meertalig aan te bieden groeit. Internationaal opererende bedrijven met Engels- en Franstalige medewerkers maken meer en meer gebruik van Pharius. Ons doel is om Pharius beschikbaar te maken in het Engels en het Frans. We focussen hierbij in eerste instantie op de functionele vertaling. Of de wet- en regelgeving ook meertalig is hangt er vooral van af of dit bij de bron ook beschikbaar is.

Omgevingswet

De omgevingswet staat centraal voor 2021, wij gaan onze klanten helpen om hier zo soepel mogelijk door heen te navigeren. Met ingeschakelde kennis en expertise, maar ook met het bouwen van een ondersteunende tool verwachten we dat onze klanten de omgevingswet soepel kunnen integreren in hun registers en werkproces. Zo houden we onze klanten aantoonbaar compliant ondanks de grote veranderingen in registers.

Rapportages

We snappen dat onze klanten graag rapporteren aan stakeholders omtrent wet- en regelgeving en met acties daaromheen. Daarom helpen we onze klanten graag om professionele rapportages te maken van de actuele status binnen Pharius. In eerste instantie komt er een rapportage omtrent wijzigingen in wet- en regelgeving die beoordeeld moeten worden. Vervolgens breiden we de mogelijkheden uit om te rapporteren hoe goed je als organisatie in de loop van de tijd om gaat met compliancy.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de doorontwikkeling. Neem gerust contact met ons op. Dit kan ook via onze chat. Deze vindt u rechtsonderin uw browser.

Nieuwsgierig geworden en nog geen Pharius abonnement? Vraag dan een gratis en vrijblijvend proefaccount aan.

Uitgelicht: Hyperlinks aanbrengen in Pharius

In Pharius is het sinds augustus 2020 mogelijk hyperlinks aan te brengen in borgingen en taken. Ook kan dit bij het afhandelen van een wijziging in wet- en regelgeving in de impactanalyse en het implementatieverslag.

Borgingen en taken

In een borging geeft de organisatie aan op welke wijze zij binnen haar bedrijfsvoering heeft geborgd dat voldaan kan worden aan de wettelijke verplichtingen die in de borging zijn gekoppeld. Een borging wordt vaak ingericht op thema. Voorbeelden hiervan zijn: BHV-organisatie, Omgang met gevaarlijke stoffen, Bodembeheer en Keuring en Onderhoud.

Hyperlinks aanmaken in borgingen en taken van Pharius

Bij de beschrijving heeft de organisatie beschreven op welke wijze zij voldoet aan haar (wettelijke) verplichtingen. Het kan handig zijn om hierbij te verwijzen naar een website en/of een bestand op het bedrijfsnetwerk. Hiervoor kan een hyperlink worden aangemaakt in de Omschrijving van de borging. Onderstaand screenshot laat zien dat naast de URL ook een specifieke tekst kan worden opgegeven en kan worden bepaald of de hyperlink al dan niet in een apart tabblad moet worden geopend. Om een hyperlink in de omschrijving van een Borging aan te maken dient de gebruiker wel over bewerkrechten te beschikken.

Bij het afhandelen van een taak kan het eveneens handig zijn een hyperlink op te nemen. Onderstaand screenshot toont dat in het veld “Taakverslag” ook hyperlinks aan te brengen zijn.

Hyperlinks aanbrengen in Pharius. Een ogenschijnlijk beperkte nieuwe functie die in de praktijk tot veel extra gebruiksgemak leidt.

Afhandelen van wijzigingen

Bij het afhandelen van een relevante wijziging in wet- en regelgeving kan de gebruiker een impact-analyse doen en daarnaast aangeven op welke wijze de wijziging binnen de organisatie is opgepakt (implementatieverslag). In beide velden kan de gebruiker ook een hyperlink toevoegen. Koppelingen naar een website en/of een bestand op het bedrijfsnetwerk (bijvoorbeeld een procedure die is aangepast a.g.v. de wijziging in wet- en regelgeving) zijn op deze manier eenvoudig vast te leggen.

 

Wilt u meer informatie weten over Pharius?
Neem contact met ons op, of vraag een proefaccount aan.

Uitgelicht: Gebruikersbeheer

Gebruikersbeheer binnen Pharius is de basis voor de gewenste rollen en rechtenstructuur die wij binnenkort gaan introduceren. Gebruikersbeheer biedt de klantorganisatie zelf de mogelijkheid gebruikers aan te maken, te verwijderen of tijdelijk de toegang tot Pharius te ontzeggen.

Het compliance proces binnen een organisatie is niet een taak van één persoon. Hier zijn meerdere personen uit verschillende functies bij betrokken. Bij de ontwikkeling van Pharius heeft RDMG Uitgevers daar vooraf al rekening mee gehouden door het uitschrijven van verschillende zogenaamde ‘user stories’. Een ‘user story’ is een korte beschrijving van wat een bepaald type gebruiker wil/kan doen zodat hij productief kan bijdragen aan, in dit geval, het proces tot het aantoonbaar compliant zijn. De komende periode gaan wij de rollen – en rechtenstructuur binnen Pharius verder uitwerken. De basis daarvoor, gebruikersbeheer, is nu beschikbaar.

Rollen en rechten

Zoals het er nu naar uitziet breiden we in oktober/november van dit jaar het gebruikersbeheer uit met de functionaliteit ‘rollen en rechten’. Zo kan worden bepaald welk register een gebruiker mag inzien, wat de gebruiker wel of niet kan bewerken, of een gebruiker taken mag aanmaken of deze alleen kan uitvoeren etc.

 

Met Pharius Gebruikersbeheer heeft u zelf de regie over de gebruikers van Pharius.

Wilt u meer informatie weten over Pharius?
Neem contact met ons op, of vraag een proefaccount aan.

Lees hier de laatste release notes over o.a. gebruikersbeheer.

Uitgelicht: Bedrijfseigen documenten

Voldoen aan wet- en regelgeving is maatwerk. U wilt namelijk alleen inzage in de compliance situatie die voor uw organisatie, locatie of bedrijfsactiviteit relevant is. Door het toevoegen van bedrijfsspecifieke documenten, biedt Pharius u de mogelijkheid uw account nóg completer in te richten. In dit artikel vertellen we u er meer over.

Bedrijfseigen documenten

In Pharius kunnen bedrijfseigen documenten zoals: vergunningen, activiteitenbesluit meldingen, convenanten en terreinregels toegevoegd worden aan uw register. De redactie van RDMG Uitgevers zorgt indien gewenst voor volledige integratie van het document in Pharius. Dit houdt in dat uw bedrijfseigen document net als de reguliere wet- en regelgeving wordt opgenomen. Het kent dezelfde boomstructuur, is makkelijk doorzoekbaar en wordt voorzien van koppelingen naar wet- en regelgeving. Dankzij deze koppelingen kunt u direct doorklikken naar alle relevante wetten, regels en normen.

 

Dashboard Pharius

Compliance

Als QHSE-professional wilt u altijd een actueel overzicht van uw situatie. En u wilt natuurlijk aantoonbaar kunnen maken dat u voldoet aan uw verplichtingen. Niet alleen op basis van de geldende en relevante wet- en regelgeving, maar ook ten aanzien van bijvoorbeeld (omgevings)vergunningen en bedrijfsinterne eisen. Met Pharius borgt u ook hoe u voldoet aan uw bedrijfseigen verplichtingen. En u zet eenvoudig taken uit aan uzelf of uw collega’s teneinde aantoonbaar te maken hoe u voldoet aan deze verplichtingen.

Vanuit deze zekerheid kunt u eigen medewerkers en andere stakeholders informeren, betrekken en richting geven. We maken het u graag makkelijk.

 

Wilt u meer informatie weten over Pharius?
Neem contact met ons op, of vraag een proefaccount aan.

Uitgelicht: normen

Iedere organisatie moet en wil in meer of minder mate compliant zijn. Dit kan zijn door aan te tonen dat u voldoet aan de wet- en regelgeving die voor uw specifieke situatie relevant is. Daarnaast kan dit door specifieke kwaliteitskeurmerken te behalen en te behouden.

Veel klanten van Pharius hebben te maken met de normen ISO 14001, ISO 45001 gericht op milieu en op Arbo & veiligheid. Maar ook andere normen spelen veelal een belangrijke rol in het aantoonbaar compliant zijn. Om die reden hebben wij Pharius door een grote update in februari 2020 uitgebreid met informatie over en koppelingen naar normen.

Normen

Hoewel normen vaak officieel niet vallen onder het kopje wetgeving zijn het wel belangrijke technische- of kwaliteitsafspraken die door de branche worden gedragen. Ze zijn in overleg met vakgenoten tot stand gekomen met als hoofdzakelijk doel producten, materiaal en constructienormeringen en bedrijfsprocessen efficiënter en transparanter in te richten. Normen worden op zowel nationaal, Europees en internationaal niveau ontwikkeld. Hierbij heeft internationale normering tot doel de grote hoeveelheid specifiek landelijke normen terug te dringen en daarmee wereldwijd uniformiteit en duidelijkheid te creëren.

Inmiddels zijn er in Pharius al zo’n 7500 nationale, Europese en Internationale normen beschikbaar. Dit aantal zal de komende maanden verder worden uitgebreid en door de redactie van RDMG Uitgevers in een continue proces worden geactualiseerd.

Voeg normen toe aan uw (compliace) register in Pharius

Voeg normen toe aan het Register

Doordat normen in de Databank beschikbaar zijn, is het ook mogelijk om vanuit een register een koppeling te leggen naar een specifieke norm. Hierdoor is het voor de gebruiker nog eenvoudiger een totaaloverzicht te krijgen van de verplichtingen die voor zijn situatie van toepassing zijn.

In Pharius Compliance kan vervolgens op eenvoudige wijze aantoonbaar worden gemaakt hoe aan een specifieke norm wordt voldaan. De taakmodule blijkt daarbij voor veel klanten van grote waarde.

 

Wilt u meer informatie over Pharius en/of de wijze waarop u gebruik kunt maken van normen? Neem contact met ons op.
Heeft u nog geen abonnement op Pharius? Vraag dan een proefaccount aan.

 

Pharius proefaccount aanvragenEén maand gratis. Geheel vrijblijvend. Stopt automatisch.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.