Uitgelicht: Hyperlinks aanbrengen in Pharius

In Pharius is het sinds augustus 2020 mogelijk hyperlinks aan te brengen in borgingen en taken. Ook kan dit bij het afhandelen van een wijziging in wet- en regelgeving in de impactanalyse en het implementatieverslag.

Borgingen en taken

In een borging geeft de organisatie aan op welke wijze zij binnen haar bedrijfsvoering heeft geborgd dat voldaan kan worden aan de wettelijke verplichtingen die in de borging zijn gekoppeld. Een borging wordt vaak ingericht op thema. Voorbeelden hiervan zijn: BHV-organisatie, Omgang met gevaarlijke stoffen, Bodembeheer en Keuring en Onderhoud.

Hyperlinks aanmaken in borgingen en taken van Pharius

Bij de beschrijving heeft de organisatie beschreven op welke wijze zij voldoet aan haar (wettelijke) verplichtingen. Het kan handig zijn om hierbij te verwijzen naar een website en/of een bestand op het bedrijfsnetwerk. Hiervoor kan een hyperlink worden aangemaakt in de Omschrijving van de borging. Onderstaand screenshot laat zien dat naast de URL ook een specifieke tekst kan worden opgegeven en kan worden bepaald of de hyperlink al dan niet in een apart tabblad moet worden geopend. Om een hyperlink in de omschrijving van een Borging aan te maken dient de gebruiker wel over bewerkrechten te beschikken.

Bij het afhandelen van een taak kan het eveneens handig zijn een hyperlink op te nemen. Onderstaand screenshot toont dat in het veld “Taakverslag” ook hyperlinks aan te brengen zijn.

Hyperlinks aanbrengen in Pharius. Een ogenschijnlijk beperkte nieuwe functie die in de praktijk tot veel extra gebruiksgemak leidt.

Afhandelen van wijzigingen

Bij het afhandelen van een relevante wijziging in wet- en regelgeving kan de gebruiker een impact-analyse doen en daarnaast aangeven op welke wijze de wijziging binnen de organisatie is opgepakt (implementatieverslag). In beide velden kan de gebruiker ook een hyperlink toevoegen. Koppelingen naar een website en/of een bestand op het bedrijfsnetwerk (bijvoorbeeld een procedure die is aangepast a.g.v. de wijziging in wet- en regelgeving) zijn op deze manier eenvoudig vast te leggen.

 

Wilt u meer informatie weten over Pharius?
Neem contact met ons op, of vraag een proefaccount aan.

Uitgelicht: Gebruikersbeheer

Gebruikersbeheer binnen Pharius is de basis voor de gewenste rollen en rechtenstructuur die wij binnenkort gaan introduceren. Gebruikersbeheer biedt de klantorganisatie zelf de mogelijkheid gebruikers aan te maken, te verwijderen of tijdelijk de toegang tot Pharius te ontzeggen.

Het compliance proces binnen een organisatie is niet een taak van één persoon. Hier zijn meerdere personen uit verschillende functies bij betrokken. Bij de ontwikkeling van Pharius heeft Lexerta daar vooraf al rekening mee gehouden door het uitschrijven van verschillende zogenaamde ‘user stories’. Een ‘user story’ is een korte beschrijving van wat een bepaald type gebruiker wil/kan doen zodat hij productief kan bijdragen aan, in dit geval, het proces tot het aantoonbaar compliant zijn. De komende periode gaan wij de rollen – en rechtenstructuur binnen Pharius verder uitwerken. De basis daarvoor, gebruikersbeheer, is nu beschikbaar.

Rollen en rechten

Zoals het er nu naar uitziet breiden we in oktober/november van dit jaar het gebruikersbeheer uit met de functionaliteit ‘rollen en rechten’. Zo kan worden bepaald welk register een gebruiker mag inzien, wat de gebruiker wel of niet kan bewerken, of een gebruiker taken mag aanmaken of deze alleen kan uitvoeren etc.

 

Met Pharius Gebruikersbeheer heeft u zelf de regie over de gebruikers van Pharius.

Wilt u meer informatie weten over Pharius?
Neem contact met ons op, of vraag een proefaccount aan.

Lees hier de laatste release notes over o.a. gebruikersbeheer.

Uitgelicht: Bedrijfseigen documenten

Voldoen aan wet- en regelgeving is maatwerk. U wilt namelijk alleen inzage in de compliance situatie die voor uw organisatie, locatie of bedrijfsactiviteit relevant is. Door het toevoegen van bedrijfsspecifieke documenten, biedt Pharius u de mogelijkheid uw account nóg completer in te richten. In dit artikel vertellen we u er meer over.

Bedrijfseigen documenten

In Pharius kunnen bedrijfseigen documenten zoals: vergunningen, activiteitenbesluit meldingen, convenanten en terreinregels toegevoegd worden aan uw register. De redactie van Lexerta zorgt indien gewenst voor volledige integratie van het document in Pharius. Dit houdt in dat uw bedrijfseigen document net als de reguliere wet- en regelgeving wordt opgenomen. Het kent dezelfde boomstructuur, is makkelijk doorzoekbaar en wordt voorzien van koppelingen naar wet- en regelgeving. Dankzij deze koppelingen kunt u direct doorklikken naar alle relevante wetten, regels en normen.

 

Dashboard Pharius

Compliance

Als QHSE-professional wilt u altijd een actueel overzicht van uw situatie. En u wilt natuurlijk aantoonbaar kunnen maken dat u voldoet aan uw verplichtingen. Niet alleen op basis van de geldende en relevante wet- en regelgeving, maar ook ten aanzien van bijvoorbeeld (omgevings)vergunningen en bedrijfsinterne eisen. Met Pharius borgt u ook hoe u voldoet aan uw bedrijfseigen verplichtingen. En u zet eenvoudig taken uit aan uzelf of uw collega’s teneinde aantoonbaar te maken hoe u voldoet aan deze verplichtingen.

Vanuit deze zekerheid kunt u eigen medewerkers en andere stakeholders informeren, betrekken en richting geven. We maken het u graag makkelijk.

 

Wilt u meer informatie weten over Pharius?
Neem contact met ons op, of vraag een proefaccount aan.

Uitgelicht: normen

Iedere organisatie moet en wil in meer of minder mate compliant zijn. Dit kan zijn door aan te tonen dat u voldoet aan de wet- en regelgeving die voor uw specifieke situatie relevant is. Daarnaast kan dit door specifieke kwaliteitskeurmerken te behalen en te behouden.

Veel klanten van Pharius hebben te maken met de normen ISO 14001, ISO 45001 gericht op milieu en op Arbo & veiligheid. Maar ook andere normen spelen veelal een belangrijke rol in het aantoonbaar compliant zijn. Om die reden hebben wij Pharius door een grote update in februari 2020 uitgebreid met informatie over en koppelingen naar normen.

Normen

Hoewel normen vaak officieel niet vallen onder het kopje wetgeving zijn het wel belangrijke technische- of kwaliteitsafspraken die door de branche worden gedragen. Ze zijn in overleg met vakgenoten tot stand gekomen met als hoofdzakelijk doel producten, materiaal en constructienormeringen en bedrijfsprocessen efficiënter en transparanter in te richten. Normen worden op zowel nationaal, Europees en internationaal niveau ontwikkeld. Hierbij heeft internationale normering tot doel de grote hoeveelheid specifiek landelijke normen terug te dringen en daarmee wereldwijd uniformiteit en duidelijkheid te creëren.

Inmiddels zijn er in Pharius al zo’n 7500 nationale, Europese en Internationale normen beschikbaar. Dit aantal zal de komende maanden verder worden uitgebreid en door de redactie van Lexerta in een continue proces worden geactualiseerd.

Voeg normen toe aan uw (compliace) register in Pharius

Voeg normen toe aan het Register

Doordat normen in de Databank beschikbaar zijn, is het ook mogelijk om vanuit een register een koppeling te leggen naar een specifieke norm. Hierdoor is het voor de gebruiker nog eenvoudiger een totaaloverzicht te krijgen van de verplichtingen die voor zijn situatie van toepassing zijn.

In Pharius Compliance kan vervolgens op eenvoudige wijze aantoonbaar worden gemaakt hoe aan een specifieke norm wordt voldaan. De taakmodule blijkt daarbij voor veel klanten van grote waarde.

 

Wilt u meer informatie over Pharius en/of de wijze waarop u gebruik kunt maken van normen? Neem contact met ons op.
Heeft u nog geen abonnement op Pharius? Vraag dan een proefaccount aan.

 

Uitgelicht: Bedrijfseigen documenten

Wet- en regelgeving is maatwerk, u wilt inzage in de situatie die voor uw bedrijf relevant is. Daarom biedt Pharius de mogelijkheid uw account nóg meer op maat te maken door het toevoegen van bedrijfseigen documenten. In dit artikel vertellen we u er meer over.

Bedrijfseigen documenten

In Pharius kunnen bedrijfseigen documenten zoals: vergunningen, activiteitenbesluit meldingen, convenanten en terreinregels toegevoegd worden aan uw register. De redactie van Lexerta uitgevers zorgt voor volledige integratie van het document in Pharius. Hierdoor wordt uw bedrijfseigen document voorzien van koppelingen. Dankzij deze koppelingen kunt u direct doorklikken naar alle relevante wetten, regels en normen.

Als HSE-professional wilt u altijd een actueel overzicht van uw situatie. Niet alleen op basis van de geldende en relevante wet- en regelgeving, maar ook ten aanzien van (omgevings)vergunningen en bedrijfsinterne eisen. Met Pharius heeft u deze bedrijfseigen documenten allemaal op één plek verzameld en in een oogopslag overzicht in uw actuele situatie.

Een actueel overzicht is van cruciaal belang in het aantoonbaar compliant zijn. Het helpt u in de communicatie en besluitvorming van uw organisatie. Vanuit zekerheid kunt u eigen medewerkers en andere stakeholders informeren, betrekken en richting geven.

 

Bedrijfseigen documenten direct in uw dashboard.

Vanuit het Pharius dashboard klikt u eenvoudig door naar uw Bedrijfseigen documenten.

Lexerta maakt het u graag makkelijk. Wilt u meer informatie weten over Pharius?
Neem contact met ons op, of vraag alvast een proefaccount aan (beschikbaar vanaf september 2019).

Uitgelicht: Samenwerken en taken

Wet- en regelgeving is continue onderhevig aan wijzigingen. Aantoonbaar compliant zijn vereist dan ook een proactieve houding. Pharius stuurt aan op actief gebruik door de mogelijkheid te bieden samen met collega’s te werken aan uw compliance verplichtingen. Bijvoorbeeld door taken uit te zetten. In dit artikel vertellen we u er meer over.

Verschillende rollen, verschillende rechten

Pharius is ontwikkeld vanuit user story’s. Een aanpak waarin per type gebruiker is gekeken naar diens behoefte. Een QHSE Manager heeft immers andere belangen dan een HSE medewerker, een adviseur of een auditor.

Door het toekennen van de juiste rechten per betrokken medewerker kan hij/zij vanuit haar rol of locatie bijdragen aan uw compliance. Als manager kunt u hiervoor (periodieke) taken toekennen. Aan uzelf. En aan anderen. Met Pharius kunt u een onbegrensd aantal gebruikers toekennen binnen uw abonnement. Daarmee heeft u de vrije hand het aan te passen en af te stemmen naar uw werkwijze.

Op elk gewenst moment heeft u de voortgang van deze taken inzichtelijk. En kunt u direct actie ondernemen indien nodig. Direct vanaf het management dashboard.

In het Pharius dashboard direct inzage in de voortgang van alle taken.

In het Pharius dashboard direct inzage in de voortgang van alle taken.

Lexerta maakt het u graag makkelijk. Wilt u meer informatie weten over Pharius?
Neem contact met ons op, of vraag alvast een proefaccount aan (beschikbaar vanaf september 2019).

Uitgelicht: Kern van de Eis

Pharius voorziet u straks van de functionaliteit ‘Kern van de Eis’. In dit artikel lichten we deze functie graag voor u uit. Vele klanten zijn al bekend met de toegevoegde waarde van de Kern van de Eis. Het is een toegevoegde waarde die we overnemen uit onze tool Register. Inhoudelijk dan, want in functionaliteit is de Kern van de Eis in Pharius gebruiksvriendelijker.

Kern van de Eis

De Kern van de Eis is een korte, duidelijke omschrijving van de wet- en regelgeving. De Kern van de Eis wordt ook opgenomen in uw register. Hierdoor is het voor u en uw collega’s direct helder wat de strekking is van een opgenomen artikel, paragraaf en/of hoofdstuk.

In Pharius wordt de Kern van de Eis aangegeven door een markeerstift. In één klik verschijnt de Kern van de Eis. Nog voordat u het artikel hoeft te openen. Dit scheelt zeer veel tijd in een zoektocht naar passende wet- en regelgeving.

Kern van de Eis

In Pharius wordt de Kern van de Eis met één klik weergegeven.

Europese richtlijnen en nationale wet- en regelgeving

Ook bevat de Kern van de Eis, waar relevant, koppelingen tussen de Europese richtlijnen en de nationale wet- en regelgeving. Dit brengt voordelen met zich mee.

Enkele voordelen hiervan zijn:
•  Voor bedrijven met vestigingen elders in Europa wordt met één klik inzichtelijk dat zij met dezelfde richtlijnen te maken hebben waar dezelfde verplichtingen uit volgen die zijn vastgelegd in de nationale wetgeving van die lidstaat.
•  In de nationale wetgeving wordt bij sommige onderdelen direct verwezen naar de Europese Richtlijn. De koppeling maakt direct duidelijk welke richtlijn het betreft.
•  Bij het opstellen van registers wordt inzichtelijk wanneer ook Europese richtlijnen moeten worden opgenomen. En vice versa, welke nationale wetgeving moet worden opgenomen.
•  In de Kern van de Eis kan direct worden doorgeklikt naar de betreffende Europese Richtlijn of nationale wetgeving.
•  … en meer.

Lexerta maakt het u graag makkelijk. Wilt u meer informatie weten over Pharius en/of de Kern van de Eis? Neem contact met ons op, of vraag alvast een proefaccount aan (beschikbaar vanaf september 2019).