Hosokawa Micron op weg naar het ISO 14001 certificaat
Vanaf januari 2021 maakt Hosokawa Micron gebruik van Pharius met als grootste doel het behalen van het ISO14001 certificaat. We blikken samen met QSHE medewerker Eline Liebreks terug op de afgelopen periode om haar ervaringen te horen over de implementatie, het gebruik van Pharius en het uiteindelijke doel.
Veranderende organisatie; steeds meer aandacht voor Veiligheid en Milieu
Hosokawa Micron B.V. is gevestigd in Doetinchem en ontwerpt en produceert machines en processen voor de poederverwerkingsindustrie. Daarnaast ondersteunen ze bedrijven door het testen van producten en/of het aanbieden van loonproductiefaciliteiten om klanten te helpen bij de optimale oplossing voor hun toepassingen.
Momenteel werken ongeveer 180 mensen bij Hosokawa Micron B.V. Het is een vooruitstrevende organisatie met ontzettend veel kennis over processen en systemen. De laatste jaren zijn er veel veranderingen geweest, van de aanschaf van nieuwe machines in de productie tot de groeiende aandacht voor veiligheid en milieu.
Deze toegenomen aandacht zorgde ervoor dat er 2 jaar geleden een extra functie in het leven werd geroepen; Eline Liebreks kwam als QSHE medewerker de afdeling versterken. Samen met haar directe collega Bert Lasker (QSHE Manager) en 2 collega’s in de meetkamer, vormen zij de afdeling QSHE binnen Hosokawa Micron B.V. Hun belangrijkste en meest uitdagende doelstelling is ervoor te zorgen dat veiligheid en milieu continu (hoog) op de agenda blijven staan en dat ze worden opgenomen in het DNA van het bedrijf.
Eline: “We moeten aan veel wetgeving en regeltjes voldoen en het is ontzettend complex voor de mensen die daar niet dagelijks mee werken. Ik vind het leuk om mensen meer te leren over de regeltjes en met hen te kijken in de praktijk naar de beste invulling daarvan. Je past verplichtingen uit de wet ook direct toe. Je probeert mensen ertoe te bewegen om dit op een goede manier te doen en met hen te kijken hoe je dit op de beste manier kan doen. De mensen op de werkvloer moeten er uiteindelijk mee werken. Ik kan het wel leuk bedenken, maar het belangrijkste is dat het op de vloer uiteindelijk terechtkomt.”
Ik kan hiervan een heel simpel voorbeeld geven: “ Er kwam een leverancier van EHBO-middelen op bezoek, waarbij ik een opstelling voor oogdouches besteld had. Ik dacht dat het van toegevoegde waarde zou zijn voor de proeffabriek en dat zij er ook blij mee zouden zijn, dus ik ging deze met gepaste trots brengen naar de betreffende afdeling. Toen gaven de collega’s aan: “Ja dat is heel leuk Eline, maar er komt hier zóveel stof vrij dat daar wel echt een omkasting omheen moet. Hier had ik niet over nagedacht, maar ik heb hiermee wel uiteindelijk mijn collega’s bewogen om zelf de juiste oogdouche mét omkasting te bestellen en dus is het doel uiteindelijk bereikt.”
De afgelopen jaren kende de QSHE afdeling van Hosokawa Micron B.V. twee concrete doelstellingen: het actualiseren van de RI&E en het behalen van het ISO 14001 certificaat.
De QSHE doelstellingen van Hosokawa Micron B.V.
De certificering was in eerste instantie een wens vanuit de interne organisatie om zich te onderscheiden in het beheersen van milieurisico’s, zodat de milieubelasting zo laag mogelijk is. Daarnaast zien we dat er ook vanuit externe stakeholders steeds meer eisen gesteld worden aan aandacht voor milieumanagement.
Zoals bij veel organisaties leefde het beeld dat er veel zaken al wel op orde waren, maar onvoldoende aantoonbaar of inzichtelijk gemaakt zijn. Om dit goed in beeld te brengen, werd het besluit genomen om gebruik te gaan maken van Pharius als compliance tool.
Actuele Wetgeving & Vergunning bijhouden is tijdrovend
“Een belangrijke eis voor het behalen van een ISO certificaat is het aantoonbaar maken dat we altijd de actuele wetgeving in beeld hebben. In het verleden deden we dit in onze organisatie zelf door allerlei bronnen af te gaan om dit te controleren. Dit kostte dusdanig veel tijd, dat het ten koste ging van andere werkzaamheden “, aldus Eline.
Ze vervolgt: “Een toegevoegde waarde is ook dat onze eigen omgevingsvergunning is opgenomen in Pharius, zodat we alle compliance verplichtingen overzichtelijk in één systeem hebben. Hiermee kunnen we overzicht creëren in het web van wetgeving en willen we uiteindelijk ook de vertaalslag maken richting medewerkers van verschillende afdelingen om hen te betrekken in het borgen hiervan. Met de overgang naar Pharius hebben we één allesomvattende en overzichtelijke bron, waarin we onze compliance verplichtingen vast kunnen leggen.”
Inrichten en bijhouden van de omgeving
Hosokawa Micron B.V. koos ervoor om gebruik te maken van één van de gratis brancheregisters die bij de start direct geplaatst werd in de Pharius omgeving. Hierdoor hoefden ze niet vanaf nul te starten. Wel blijft het een flinke klus om te beoordelen welke (gewijzigde) wetgeving wél en welke niet in het register opgenomen dient te worden.
Na het inrichten van het register is de vervolgstap gemaakt om de compliance thema’s in te richten. Hier maken we de concrete vertaling, middels borging en acties, om te laten zien hoe we voldoen aan bepaalde wet- en regelgeving. Deze thema’s zijn ingedeeld op basis van de milieuaspecten die we hebben en verschillende Veiligheid-onderwerpen. We hebben de thema’s gevuld met verschillende soorten bewijslast, zoals: beleidsplannen, procedures, rapporten van metingen, onderzoeken en contracten. Hiermee maken we de zaken die we op orde hebben aantoonbaar en krijgen we snel inzicht in de punten die verbeterd kunnen worden.
“De auditor van ISO 14001 was erg te spreken over Pharius en was hier nog niet mee bekend. Het feit dat je kunt aantonen dat je weet aan welke complianceverplichtingen je moet voldoen als bedrijf en ook nog in hetzelfde systeem kunt aangeven HOE je daaraan voldoet, is ontzettend waardevol.”
Eline Liebreks
“We moeten aan veel wetgeving en regeltjes voldoen en het is ontzettend complex voor de mensen die daar niet dagelijks mee werken. Ik vind het leuk om mensen meer te leren over de regeltjes en met hen te kijken in de praktijk naar de beste invulling daarvan. Je past verplichtingen uit de wet ook direct toe. Je probeert mensen ertoe te bewegen om dit op een goede manier te doen en met hen te kijken hoe je dit op de beste manier kan doen. De mensen op de werkvloer moeten er uiteindelijk mee werken. Ik kan het wel leuk bedenken, maar het belangrijkste is dat het op de vloer uiteindelijk terechtkomt.”
De audit
Begin april was het dan eindelijk zover, de ISO auditor kwam over de vloer om te beoordelen of de inspanningen van Hosokawa Micron B.V. voldoende bevonden werden voor de kers op de taart.
Eline geeft aan: “De auditor van ISO 14001 was erg te spreken over Pharius en was hier nog niet mee bekend. Het feit dat je kunt aantonen dat je weet aan welke complianceverplichtingen je moet voldoen als bedrijf en ook nog in hetzelfde systeem kunt aangeven HOE je daaraan voldoet, is ontzettend waardevol.”
Draagvlak creëren
Zoals eerder aangegeven blijft de grootste uitdaging van de afdeling QSHE om alle collega’s op kantoor en vooral in de productie en proeffabriek méér te betrekken bij alle aspecten rond veiligheid en milieu. Eline stelt: “Gelukkig werpt het ingezette beleid al de eerste vruchten af zodat collega’s ons steeds beter weten te vinden om hun vragen op gebied van Veiligheid en Milieu te stellen. De volgende stap die we willen zetten is het inzetten van collega’s in de productie en proeffabriek om de complianceverplichtingen te borgen door middel van taken en zo meer draagvlak te creëren.”
Meer informatie
Benieuwd wat Pharius kan betekenen bij uw audit of ISO certificering? Neem dan contact op met Thierry. Hij staat u graag te woord.
Thierry de Vos
Business Unit Manager Lexerta België
Pharius
