Shin-Etsu PVC B.V. enthousiast over de mogelijkheden van Pharius
In september 2019 heeft Lexerta Pharius geïntroduceerd. Jolanda Tveter – QHSE ISO compliance officer bij Shin-Etsu PVC B.V. was één van de eersten die de introductiebijeenkomst bijwoonde. Ze was direct enthousiast over de mogelijkheden van Pharius. Nu ruim anderhalf jaar later zochten we haar op om haar ervaringen te horen over het besluit tot aanschaf, de implementatie en het gebruik van Pharius.
Shin Etsu PVC B.V.
Shin-Etsu PVC B.V. is een onderdeel van het Japanse Shin-Etsu Chemical, dat een toonaangevende wereldspeler is op het gebied van PVC productie. PVC is een materiaal dat o.a. wordt gebruikt voor de fabricage van duurzame producten zoals buizen en raamkozijnen.
Shin-Etsu PVC B.V. streeft er naar om een verantwoordelijke producent te zijn. Om dit te bereiken committeert het bedrijf zich aan een aantal kernrichtlijnen. Een voorbeeld hiervan is een speciaal programma genaamd ‘Altijd Veilig’ dat zich richt op het verder verbeteren van de veiligheidscultuur binnen het bedrijf. Daarnaast heeft Shin-Etsu PVC B.V. zich toegelegd op een strikte naleving van alle wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu.
Jolanda Tveter – ISO compliance officer
Een van de verantwoordelijken binnen de QHSE afdeling om deze organisatiedoelstellingen te realiseren is Jolanda Tveter. Binnen de QHSE is Jolanda o.a. betrokken geweest bij het tot stand komen van het huidige managementsysteem en verantwoordelijk voor het beheer van het kwaliteitshandboek. Hiermee zorgt zij dat de werkwijze niet continu ter discussie wordt gesteld, dat er kan worden gestuurd op operationele stuurgegevens en de juiste medewerkers met de juiste rollen samenwerken naar het procesresultaat toe, zodat procestermijnen worden gehaald, de klantvraag centraal blijft staan en wordt voldaan aan wet- en regelgeving.
“Vooral het feit dat je regels uit je register bundelt onder een onderwerp en daarbij zet dat borgen we met deze procedure, die procedure of met deze werkwijze. Dat was het grote punt om te beslissen te gaan voor Pharius.”
Keuze voor Pharius
Excel
Om blijvend te kunnen voldoen aan de heersende wet- en regelgeving is Shin-Etsu op advies van Jolanda onlangs overgestapt naar Pharius. Tot die tijd was Jolanda voor het bijhouden van relevante Wet en Regelgeving voor de locaties Pernis en Botlek aangewezen op de emailservice ‘Wijzigingen op Maat’ die ze verwerkte in Excel. En dat was niet altijd even makkelijk en overzichtelijk. Zeker niet voor iemand die graag resultaatgericht werkt en juist gedreven wordt door een inspectie die er door komt zonder overtredingen of een ISO-audit die er door komt zonder opmerkingen.
“Het was eenvoudigweg niet mogelijk om voor een organisatie op deze wijze alles vast te leggen tot op artikelniveau. Dat op zich was al onbevredigend laat staan het tijdrovende werk in het bijhouden van wijzigingen”, aldus Jolanda. “Hoe goed je ook je best deed, af en toe miste je ook wel eens een belangrijke wijziging. Daar kwam je dan wel achter, maar je had daardoor nooit het volle vertrouwen dat het helemaal klopte.”
Overstap naar Pharius Compliance
Toen ze hoorde over de productlancering van Pharius en de mogelijkheden die Pharius biedt, heeft ze zich direct ingeschreven voor één van de introductiebijeenkomsten. Daar bleek al gauw dat Pharius precies datgene bood waar ze naar op zoek was. Geënthousiasmeerd door de vele voordelen heeft ze de beide locatie managers overtuigd te investeren in Pharius. Jolanda koos direct voor het abonnement Pharius Compliance. “Een grote stap, ook financieel, komend vanaf het abonnement Wijziging Op Maat (WOM) van Lexerta, maar Pharius is het in alle opzichten meer dan waard”, aldus Jolanda. “Zeker als je dit afzet tegen de voordelen die Pharius met zich meebrengt”.
Inrichten van borgingen op onderwerp
Jolanda is vooral enthousiast over de functionaliteit ‘inrichten van borgingen op onderwerp’. Dit geeft haar een helder overzicht per categorie en daarmee een goed inzicht in de situatie over de compliance status binnen Shin-Etsu. Hoewel de inspecties (van de overheid) en audits te vroeg kwamen voor Pharius verwacht ze dat ook dit verbeteringen gaat brengen. Zeker omdat ze ook ziet dat de overheid frequenter controleert en steeds strenger wordt. Alles hebben we straks al duidelijk vastgelegd en kan zo naar voren worden getoverd inclusief (links naar) rapportages en documenten. Dat maakt dat je er eigenlijk op elk moment gereed voor bent. Zeker op het gebied van wet- en regelgeving.
Hoewel Pharius nu ook nog een aantal niet relevante wijzigingen laat zien is Jolanda zeer positief over de wijze waarop Pharius omgaat met het aanreiken van wijzigingen. Helemaal als straks ook de mogelijkheid wordt gelanceerd direct een taak te kunnen koppelen aan een wijziging. Dit maakt dat Pharius nog actiever wordt in gebruik en dat je de organisatie nog beter kunt betrekken bij het aantoonbaar compliant zijn. Daarnaast bespaart het veel tijd en kun je er vanuit gaan dat je register altijd actueel is. Wel zo betrouwbaar en dat werkt prettig voor iedereen in de organisatie.
Jolanda Tveter
Een geboren en getogen Rotterdamse, opgeleid als Analytisch Chemisch Analist. Haar carrière is ze begonnen in het Shell Labaratorium in Pernis, waar ze zich hoofdzakelijk bezig hield met milieuanalyses, katalysatoronderzoek en troubleshoorting. Als kwaliteitsfunctionaris in het Laboratorium is Jolanda via het voormalige Waterschap Hollandsche Delta voor het eerst in aanraking gekomen met het QHSE vakgebied. In 2008 heeft ze de overgestapt gemaakt naar Shin Etsu om daar als KVGM systeembeheerder toe te treden tot de QHSE afdeling en daar werkt ze nog steeds met volle overgave.
“Daarom was ik ook zo enthousiast toen ik over Pharius hoorde. Joh, daar kan ik per onderwerp aangeven welke stukken wet- en regelgeving erin zitten en hoe ik dat in mijn managementsysteem geborgd heb. Toen was ik helemaal verkocht. Ze hebben me nog niet zo vaak zo zien glunderen en zo enthousiast op het werk iets zien vertellen. Wat ik nou gezien heb. Dit is echt geweldig.”
Toekomst
“De implementatie van Pharius is nog niet volledig afgerond. Niet alle aanspreekpunten zijn al geïntroduceerd in Pharius. Maar waar dit wel is gebeurd, zijn ze enthousiast”.
De QHSE-afdeling van Shin-Etsu is volop bezig om op basis van de bedrijfsdoelstellingen concrete verbeterstappen te definiëren. Doel hierbij is om meer betrokkenheid te creëren, eerst in de lijn en uiteindelijk bij alle medewerkers. Op deze manier wordt uiteindelijk ook de veiligheidscultuur positief beïnvloed
“Ik zie met Pharius al een verschuiving ontstaan in mijn aanspreekpunten. Waar dit altijd was tot in het middenkader kan ik nu ook betrokkenheid creëren bij andere aanspreekpunten zoals procestechnologen. Dan gaat toch de uitwerking van het voldoen aan wet- en regelgeving ook daar zichtbaar zijn en dat is wat wij graag willen om onze doelstellingen te kunnen bereiken. Uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van QHSE natuurlijk in die lijn zelf en niet bij de QHSE afdeling”.
Indien u naar aanleiding van deze testimonial vragen heeft, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen.
Probeer nu. Eén maand gratis.
De eerste stap naar een effectief en efficiënt compliance proces is gratis. Meer dan het invullen van uw gegevens is hiervoor niet nodig. Hiermee kunt u gedurende een maand al onze tools, geheel kosteloos en vrijblijvend uitproberen.
Een kleine investering in tijd met een groot effect naar de toekomst.
